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如何开展有效的尽职调查现场访谈？注意事项有哪些？

在尽职调查中现场访谈是极其关键的一个环节，不仅能帮助调查者获取一手信息，挖掘潜在信息，补充文件信息的不足，还能验证其他渠道获取信息真实性，更快速地识别被调查企业的潜在风险。另外，鉴于部分企业为应对尽职调查可能会粉饰业务资料，因此实地走访和面对面访谈也更具备参考性和真实性。具体来看，现场访谈工作开展的主要程序包括访谈准备、问题设计、实施记录及访谈纪要，汉鼎咨询将在下文中针对访谈的关键流程及其中注意事项分别进行梳理。
一、访谈准备与问题设计
在访谈准备阶段首先要明确的是访谈目的。确定在访谈过程中要获取的关键信息，如财务状况核实、业务流程梳理、风险识别等，例如若要评估公司的盈利能力，访谈重点就应该是收入来源、成本结构等方面。
其次需要熟悉目标公司，访谈的开展需要建立在前期对公司基本情况和行业情况充分了解的基础上，需要提前了解包括标的企业的情况、标的企业所在行业的情况等。
在访谈开展前还需确定并了解访谈对象。完整的访谈需要涵盖各层面人员，包括高层管理人员（了解战略规划）、财务人员（核实财务数据真实性）、业务部门主管（熟悉实际业务操作）和一线员工（获取基层运作情况），以及外部关联人，如供应商（了解公司的采购信誉）、客户（反馈公司产品或服务质量）等。另外，在准备阶段还需要了解访谈者的职位、职责范围、在公司的工作年限等，这可以帮助访谈者预测对方能够提供何种信息。
接下来就是在掌握基本背景的情况下起草面谈提纲、设计访谈问题。深入理解委托方需求并根据访谈目的列出详细的问题清单，问题要简洁明了、逻辑连贯，并针对不同的访谈对象形成不同的问题清单，注意访谈内容与被访谈对象的身份、职位相匹配。在此阶段参与尽职调查的人员需要更多的关注到如何提问能够确保访谈的真实性和有效性。
以尽职调查访谈中较为关键的客户访谈为例，在问题设计过程中可以重点关注以下几个方面。
1、采购用途：了解客户购买产品的具体应用场景，评估其合理性。例如某并购项目中，目标公司提供的财务报表显示其与客户有大额交易。然而通过实地走访发现，客户的仓库规模明显无法容纳如此大量的采购，在线下访谈与走访中的发现就能直接揭示目标公司存在虚增收入的问题。
2、采购量与客户规模的匹配度：判断采购量是否与客户的业务体量相符。
3、客户满意度：了解客户对产品质量、服务等方面的真实评价。
4、未来采购计划：探讨客户对未来业务发展的预期，以及可能对采购量产生的影响。通过这些深入的交流，我们往往能够发现财务报表背后的真实故事。例如，若发现某个重要客户的门店数量正在减少，这可能就与目标公司预测的销售增长明显不符。又或者，我们可能会了解到客户的新业务部署进度远落后于预期，从而需要大幅调整相关的订单预测。
另外，访谈通常会采用开放式问题和封闭式问题相结合的提问方式，以封闭式问题为主，开放式问题为辅。开放式问题要点是让受访者自由作答的问句，如“请您描述一下公司的销售渠道拓展策略。”其核心优点在于答案能够比较全面、比较广泛、相对比较真实、可以给被访谈者更好的体验、成就感、有可能得到更广阔、更深入甚至更有价值的回答。但也可能造成访谈答案不标准化，不便于资料汇总、统计和分析，或访谈结果难以进行量化处理。封闭式问题则可以最大程度节省访谈双方的时间和精力、能够以更少的时间完成更多的内容，也可以帮助访谈人最大限度的控制访谈进度，例如“公司去年的应收账款周转率是否达到行业平均水平”。但这类问题可能导致回答者有时会提供虚假信息应付了事，这也要求访谈者对本次访谈有更充足的准备，以便随机应变。
二、访谈现场实施与记录
访谈过程中，调查者需要注意建立良好沟通氛围，并注意有效的提问和引导，可大体按照提纲执行，并适时进行灵活追问，在提问过程中要注意尽量避免带有倾向性的问题和语气，以免影响访谈对象的真实回答。
除了按照访谈大纲设计问题执行以外，访谈者还需具备实时判断的能力，对于被访谈者给出的回答作出及时反馈，并针对关键问题展开进一步追问。由于企业上市与投资并购业务所涉及的行业不尽相同，所调查企业应具备的核心竞争力、所处的行业竞争格局、面临的问题与挑战也有所差异，因此前期的背景知识及行业知识准备也直接影响到了此阶段的访谈深入程度与效果。
另外，在现场访谈与调查阶段，除了正式的开展访谈以外，还需多留意一些被投企业不经意间流露出来的信息并将观察到的信息融入到综合评估中，有时一些细枝末节的言语与环境因素也可以成为尽职调查人员的“采集素材”，因为这些原生态的信息素材的背后有时可能也会透露出尽职调查中需要了解的真实信息。
除了访谈内容本身以外，访谈现场还注意调查人员的身份与访谈地点的真实性。在访谈正式开始前，调查人员通知被面谈人所需出示的证件材料并于面谈时要求相关各方出示与面谈事项相关的各类证件，并保留证据以确定面谈人员的身份。另外部分重要访谈还需对相关证件和资料进行审核，例如律师可通过公安系统调取面谈人员的口卡信息（指查询本市户籍人口信息、外省市户籍人员人口信息、外省市户籍人员居住信息，适用于为律师开通该权限的地区），或通过国家企业信用信息公示系统、天眼查等查阅公司的公开信息，并结合该等外部信息，审查参与面谈人员与证件所载内容的一致性，审查证件与律师调取口卡信息的一致性，审查企业营业执照所载信息与网站公示信息的的一致性。
还需关注的一点是访谈地点的真实性，这主要依赖核查人员进行面谈之前的资料查阅及沟通。在面谈正式开始前，核查人员应根据调查事项至相关市场监督管理局/其他机构查阅有关登记资料，确保面谈地点的真实性。在条件允许的情况下，访谈地点最好与工商登记一致，若涉及到部分企业高管要求在公司办公地点以外的临时地点进行访谈，则需重点关注访谈人员的身份真实性。为最大可能避免风险，核查人员可通过资料查询、第三方主体认可等多种方式交叉确认，并且在访谈过程中关注与身份相关的细节信息，做好记录和留存。
另外，为保证面谈资料的有效性，防止事后发生争议时面谈底稿无法作为合法证据，对于重要的访谈，应就面谈事项在预约面谈时间与地点的过程中同时发送面谈告知书，可告知被面谈者存在录音/录像的要求。
三、访谈内容纪要与分析
访谈过程的全程要进行录音，并将其中关键内容整理形成书面底稿文件，作为访谈纪要的附件进行保存，访谈纪要一般包括如下的内容。
1、描述背景
· 访谈目的；
· 访谈参与人员、地点、时间段；
· 被访谈者的基本情况以及背景介绍；
· 访谈者的基本情况；
· 访谈进行的氛围，是否真实，问题，提供资料情况。
2、访谈的内容和要素
· 被访谈者的判断和结论；
· 访谈者的判断和结论；
· 支持这样结论的访谈细节。
3、访谈工作界定和确认界定下一步工作，是否需要补充访谈或相关访谈。
访谈纪要形成后，应由面谈人员确认无误后签名/盖章，提示其承诺并保证面谈记录内容的真实性。整理好访谈纪要后，还需要综合分析各个访谈人员的回答内容并形成分析判断，例如最常见的被访谈对象是创始团队、企业高管、股东及供应商和客户，上述人群掌握的企业信息最为直接全面，但由于存在利益相关性，也需推敲访谈内容真实性。
与此同时，访谈内容应以符合法律法规的标准建档保存，且记录访谈内容的电子设备应当保证录音证据的完整性、真实性，避免修改和剪辑；为保证底稿文件不因意外事件或人为失误灭失，建议面谈完成后及时统一整理保存并备份。
最后需要注意的是，在访谈及整个尽调项目开展过程中，调查人员都需保持探索的精神与独立审慎的职业操守，通过客户走访、业务人员访谈、第三方函证等多种方式发现问题，调查小组内部沟通复盘后，对其中涉及到的如新增客户、大宗采购、关联关系等疑点充分核查，挖掘事实真相，在访谈过程中需做到不轻信企业提供的单一资料，而要通过查询公开信息、访谈外部人士等方式交叉印证，并对发现的疑点持续跟踪核对，才能通过现象看到本质。

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